suomeksisuomeksi

Hanteringen av personuppgifter vid rekrytering

I detta dokument berättar vi hur vi hanterar dina uppgifter om du söker anställning eller en tjänst vid Vanda stad.

Uppgifter om sökande

Vanda stads personalcentral samlar i anslutning till rekryteringen identifieringsuppgifter om sökande, uppgifter om utbildning, språkkunskaper och arbetserfarenhet, kunnande inom olika områden samt personens egen presentation. Vi rekommenderar att du i den egna presentationen bara anger uppgifter som är relevanta för din arbetsansökan och att du inte i ansökan uppger känsliga personuppgifter (till exempel uppgifter om ditt hälsotillstånd).

Rekryteringstjänsten används för att arbetsgivaren ska kunna sköta sina uppgifter. Med hjälp av rekryteringstjänsten meddelar Vanda stad bland annat arbetssökande om lediga arbetsplatser inom staden, kommunicerar med sökande, sammanställer sammandrag av uppgifter som sökanden uppgett för själva beslutsfattandet och utnämner en ny anställd och informerar andra sökanden om utnämningen.

Sökanden för i regel in uppgifterna elektroniskt direkt i rekryteringstjänsten. Sökanden har också rätt att uppge uppgifter som behövs under rekryteringsprocessen skriftligt. I vissa rekryteringar kan också videointervjuer användas. Videointervjuerna genomförs med hjälp av tjänsten RecRight, vars leverantör är Mobile CV Oy. Dataöverföringen mellan dessa tjänster sker genom krypterad kommunikation.

Användning och hantering av insamlade personuppgifter

Dina personuppgifter hanteras av anställda vid rekryteringsservicen, chefer och tjänsteinnehavare som deltar i rekryteringen samt sakkunniga som assisterar dem. Till de insamlade uppgifterna om sökande bifogas information om bland annat behörighet för uppdraget som söks, rekryteringsprocessens faser, den person som utsetts samt beslutet om utnämning.

Dina personuppgifter kan överlämnas till andra instanser. En sådan situation kan till exempel uppstå om uppgifter överlämnas till andra parter som deltar i samma rekrytering. En arbetsansökan är i princip en offentlig myndighetshandling och det kan vara nödvändigt att överlämna information även utgående från lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Uppgifter om dig överlämnas till exempel inte för marknadsföringsändamål.

Skydd av personuppgifter

Apparatur och program som upprätthålls av Vanda stad är tekniskt skyddade. En markering registreras i systemet då någon hanterar dina ansökningsuppgifter. På detta sätt kan man ingripa om någon obehörigen tagit del av dina uppgifter. Sökanden kan bearbeta uppgifter i sin egen ansökan i det elektroniska rekryteringssystemet. Användare inom Vanda stad har åtkomst till den elektroniska tjänsten enbart från stadens interna nät med behörigheter knutna till den egna rollen, och för vilket användarnamn beviljas först efter att dataskyddsförbindelsen undertecknats. Till övriga delar förvaras uppgifterna i låsta utrymmen.

Rätt att ta del av de egna uppgifterna samt att korrigera och stryka felaktiga eller onödiga uppgifter

Du kan kontrollera de egna uppgifterna och få en avskrift av dem avgiftsfritt en gång per år. Om du upptäcker fel eller brister i dina uppgifter har du rätt att få de felaktiga uppgifterna korrigerade. Om du upptäcker att felaktig eller onödig information som gäller dig registrerats har du rätt att få dessa uppgifter raderade. Begäran om att kontrollera, korrigera eller radera uppgifterna kan framföras i samband med ett personligt besök, eller via Vandainfo med ett dokument som egenhändigt undertecknats eller bestyrkts på ett annat tillförlitligt sätt. Din identitet säkerställs i samband med framställan av kontrollbegäran. Rätten att kontrollera uppgifterna granskas innan uppgifterna överlämnas. Begäran om granskning görs på en separat blankett som finns att få vid Vandainfo.

Rätten att motsätta sig eller begränsa användningen av uppgifter

Om uppgifterna om dig inte stämmer kan du kräva att Vanda stad begränsar hanteringen av dina klientuppgifter tills det säkerställts att uppgifterna om dig är korrekta.

Rätten att kräva att egna uppgifter raderas

Om dina personuppgifter insamlats på basis av ditt uttryckliga samtycke kan du ha rätt att be att få uppgifterna raderade. Du kan alltid också be om att onödiga och felaktiga uppgifter raderas.

Tider för bevarande av uppgifter

Dina personuppgifter bevaras så länge och i den omfattning som det är nödvändigt med avseende på de ändamål för vilka uppgifterna insamlats. Uppgifterna raderas ur rekryteringssystemet då ett utnämningsbeslut vunnit laga kraft eller tills tidsfristen för väckande av talan i lagstiftningen i övrigt gått ut (till exempel lagen om jämställdhet mellan kvinnor och män samt lagen om likabehandling). I praktiken förstörs uppgifter om arbetssökande, d.v.s. arbetsansökningar, omkring två och ett halv år efter det att ett utnämningsbeslut fattats, om inte beslutet bestridits eller om det inte finns någon annan särskild laglig grund enligt vilken arbetsplatsansökan bör bevaras. Den till tjänsten eller anställningen utnämnda personens ansökan samt sammandraget över sökande, som inte innehåller din kontaktinformation, överförs till arkiveringssystemet. Ansökningar från personer som utnämnts jämte bilagor bevaras i enlighet med arkivverkets beslut (3.9.2001 KA 158/43/01) varaktigt. Sammandraget över sökande bevaras i tio år i enlighet med Finlands Kommunförbunds rekommendationer för bevarande.

Åtgärder i fall av missbruk

Trots skyddet är det möjligt att dina uppgifter i undantagsfall kan hamna i fel händer. I en sådan situation skrider staden omedelbart till åtgärder för att rätta till situationen. Du får också omedelbart meddelande om saken, eller senast inom 72 timmar efter det att saken upptäckts om informationsläckan kan skada dina rättigheter. Om informationsläckan rör en stor skara människor och ärendet inte kräver omedelbara åtgärder från din sida kan saken också meddelas genom ett allmänt tillkännagivande.

Möjlighet att föra ärendet till dataombudsmannen för behandling

Om du misstänker att man vid hanteringen av dina uppgifter brutit mot lagstiftningen i fråga kan du föra ärendet vidare till dataombudsmannen. Närmare information och anvisningar ges av dataombudsmannen. Uppdaterad information om dataombudsmannens telefonrådgivning finns på webbsidan: http://www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot/nainkysytneuvoa.html.

Närmare information och kontaktuppgifter

Närmare information om hanteringen och bevarandet av dina uppgifter kan begäras av Aija Heiskanen, kontaktperson för dataskydd vid Vanda personalcentral (aija.heiskanen@vantaa.fi, 050 436 0213), Mikael Valtomaa, dataskyddsansvarig vid Vanda stad (mikael.valtomaa@vantaa.fi, 040 071 3358), eller från rekryteringsservicen (nettirekrytointi@vantaa.fi). Vi ber dig notera att vi inte kan garantera e-postens datasäkerhet, så skicka alltså inte dina personuppgifter via e-post. Vid Vandainfo kan du också be om att få en mer exakt redogörelse för hanteringen av dina uppgifter.