suomeksisuomeksi

Behandlingen av personuppgifter vid rekrytering

I denna handling beskrivs hur uppgifter om dig behandlas om du söker anställning eller en tjänst vid Vanda stad.

Uppgifter om sökande

Personal- och koncernservicen i Vanda stad samlar i anslutning till rekryteringen identifieringsuppgifter om sökande, uppgifter om utbildning, språkkunskaper och arbetserfarenhet, kunnande inom olika områden samt personens egen presentation, och alla andra uppgifter som personen ger om sig själv. Vi rekommenderar att du i den egna presentationen bara anger uppgifter som är relevanta för din arbetsansökan och att du inte i ansökan uppger känsliga personuppgifter (till exempel uppgifter om ditt hälsotillstånd).

Rekryteringstjänsten används för att arbetsgivaren ska kunna sköta sina uppgifter. Med hjälp av rekryteringstjänsten meddelar Vanda stad bland annat arbetssökande om lediga arbetsplatser inom staden, kommunicerar med sökande, sammanställer sammandrag av uppgifter som sökanden uppgett för själva beslutsfattandet och utnämner en ny anställd och informerar andra sökanden om utnämningen.

Registret har tjänsten LAURA™ som teknisk plattform. Tjänstens leverantör LAURA Rekrytointi Oy svarar för registrets tekniska utförande och är sålunda den som behandlar personuppgifterna. LAURA Rekrytointi Oy on är en finländsk tjänst med placeringsort i Finland.

Sökanden för i regel in uppgifterna elektroniskt direkt i rekryteringstjänsten. Uppgifter kan också samlas in av andra parter, till exempel referenspersoner som arbetsgivaren uppgett. Sökanden har också rätt att uppge uppgifter som behövs under rekryteringsprocessen skriftligt. I vissa rekryteringar kan också videointervjuer användas. Videointervjuerna genomförs med hjälp av tjänsten RecRight, vars leverantör är Mobile CV Oy. Dataöverföringen mellan dessa tjänster sker genom krypterad kommunikation.

Användning och behandling av insamlade personuppgifter

Dina personuppgifter behandlas av anställda vid rekryteringsservicen, chefer och tjänsteinnehavare som deltar i rekryteringen samt sakkunniga som assisterar dem. Dina uppgifter behandlas också med hjälp av kontorsrobotik, till exempel i samband med arkiveringen av handlingar efter att rekryteringen avslutats. Till de insamlade uppgifterna om sökande bifogas information om bland annat behörighet för uppdraget som söks, rekryteringsprocessens faser, den person som utsetts samt beslutet om utnämning.

Dina personuppgifter kan överlämnas till andra instanser. En sådan situation kan till exempel uppstå om uppgifter överlämnas till andra parter som deltar i samma rekrytering. En arbetsansökan är i princip en offentlig myndighetshandling och det kan vara nödvändigt att överlämna information även utgående från lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Uppgifter om dig överlämnas till exempel inte för marknadsföringsändamål. Genom ett separat samtycke kan Vanda stad använda dina uppgifter för marknadsföringsändamål, till exempel vid utannonsering av lediga arbetsplatser.

Skydd av personuppgifter

Apparatur och program som upprätthålls av Vanda stad är tekniskt skyddade. En markering registreras i systemet då någon behandlar dina ansökningsuppgifter. På detta sätt kan man ingripa om någon obehörigen tagit del av dina uppgifter. Sökanden kan bearbeta uppgifter i sin egen ansökan i det elektroniska rekryteringssystemet. Användare inom Vanda stad har åtkomst till den elektroniska tjänsten enbart från stadens interna nät med behörigheter knutna till den egna rollen, och för vilket användarnamn beviljas först efter att dataskyddsförbindelsen undertecknats. Till övriga delar förvaras uppgifterna i låsta utrymmen.

Rätt att ta del av de egna uppgifterna samt att korrigera och stryka felaktiga eller onödiga uppgifter

Du kan granska dina egna uppgifter och få en avskrift av dem avgiftsfritt en gång per år. Om du upptäcker fel eller brister i dina uppgifter har du rätt att få de felaktiga uppgifterna korrigerade. Om du upptäcker att felaktig eller onödig information som gäller dig registrerats har du rätt att få dessa uppgifter raderade. Begäran om att kontrollera, korrigera eller radera uppgifterna kan framföras i samband med ett personligt besök, eller via Vandainfo med ett dokument som egenhändigt undertecknats eller bestyrkts på ett annat tillförlitligt sätt. Din identitet säkerställs i samband med framställan av kontrollbegäran. Rätten att granska uppgifterna kontrolleras innan uppgifterna överlämnas. Begäran om granskning görs på en separat blankett som finns att få vid Vandainfo.

Rätten att motsätta sig eller begränsa användningen av uppgifter

Om uppgifterna om dig inte stämmer kan du kräva att Vanda stad begränsar behandlingen av dina klientuppgifter tills det säkerställts att uppgifterna om dig är korrekta.

Rätten att kräva att egna uppgifter raderas

Om dina personuppgifter insamlats på basis av ditt uttryckliga samtycke kan du ha rätt att be att få uppgifterna raderade. Du kan alltid också be om att onödiga och felaktiga uppgifter raderas.

Tider för bevarande av uppgifter

Personuppgifterna bevaras så länge och i den omfattning som det är nödvändigt med tanke på personuppgifternas användningsändamål. Uppgifterna raderas ur rekryteringssystemet då ett utnämningsbeslut vunnit laga kraft eller tills tidsfristen för väckande av talan i lagstiftningen i övrigt gått ut (till exempel lagen om jämställdhet mellan kvinnor och män samt lagen om likabehandling). I praktiken förstörs uppgifter om arbetssökande, d.v.s. arbetsansökningar, omkring två och ett halvt år efter det att ett utnämningsbeslut fattats, om inte beslutet bestridits eller om det inte finns någon annan särskild laglig grund enligt vilken arbetsplatsansökan bör bevaras. Den till tjänsten eller anställningen utnämnda personens ansökan samt sammandraget över sökande, som inte innehåller din kontaktinformation, överförs till arkiveringssystemet. Ansökningar från personer som utnämnts jämte bilagor bevaras i enlighet med arkivverkets beslut (3.9.2001 KA 158/43/01) varaktigt. Sammandraget över sökande bevaras i tio år i enlighet med Finlands Kommunförbunds rekommendationer för bevarande.

Åtgärder i fall av missbruk

Trots skyddet är det möjligt att dina uppgifter i undantagsfall kan hamna i fel händer. I en sådan situation skrider staden omedelbart till åtgärder för att rätta till situationen. Du blir också omedelbart underrättad om saken, eller senast inom 72 timmar efter det att saken upptäckts om informationsläckan kan skada dina rättigheter. Om läckan rör en stor skara människor och ärendet inte kräver omedelbara åtgärder från din sida kan meddelande om saken också skötas med ett allmänt meddelande.

Möjlighet att föra ärendet till dataombudsmannen för handläggning

Om du misstänker att man vid behandlingen av dina uppgifter brutit mot lagstiftningen i fråga kan du föra ärendet vidare till dataombudsmannen. Närmare information och anvisningar ges av dataombudsmannen. Uppdaterad information om dataombudsmannens telefonrådgivning finns på webbsidan: https://tietosuoja.fi/sv/telefonradgivning

Närmare information och kontaktuppgifter

Närmare information om behandlingen och bevarandet av uppgifter kan du be att få av den dataskyddsansvariga vid Vanda stad (tietosuojavastaava@vantaa.fi) eller rekryteringsservicens stöd (rekrytointi@vantaa.fi). Vi ber dig notera att vi inte kan garantera e-postens datasäkerhet – skicka alltså inte dina personuppgifter per okrypterad e-post. Vid Vandainfo kan du också be om att få en mer exakt redogörelse för hur dina uppgifter behandlas.