på svenskapå svenska

Henkilötietojen käsittely rekrytoinnissa

Tässä asiakirjassa kerrotaan, miten tietojasi käsitellään, jos haet työtehtävään tai virkaan Vantaan kaupungille.

Hakijoilta kerättävät tiedot

Vantaan kaupungin Henkilöstökeskus kerää rekrytoinnin yhteydessä hakijoilta yksilöinti-, koulutus-, kielitaito- ja työkokemustiedot, eri alojen osaamisen sekä henkilön oman esittelyn. Omassa esittelyssä kehotetaan ilmaisemaan vain työnhaun kannalta tarpeellisia tietoja eikä hakemuksessa tule ilmaista arkaluonteisia henkilötietoja (kuten terveydentilaa koskevia tietoja).

Rekrytointipalvelua käytetään työnantajan tehtävien hoitoa varten. Palvelun avulla Vantaan kaupunki mm. ilmoittaa työnhakijoille kaupungin avoinna olevista työpaikoista, asioi työnhakijoiden kanssa, kokoaa työnhakijan ilmoittamista tiedoista yhteenvetoja päätöksentekoa varten ja valitsee uuden työntekijän ja informoi valinnasta muita hakijoita.

Tiedot kerätään pääsääntöisesti hakijalta sähköisesti suoraan rekrytointipalveluun. Hakijalla on oikeus antaa rekrytointiprosessissa tarvittavat tiedot myös kirjallisesti. Joissakin rekrytoinneissa saatetaan käyttää myös videohaastattelua. Videohaastattelujen toteuttamiseen käytetään RecRight-palvelua, jonka toimittaa Mobile CV Oy. Palvelujen välinen tiedonsiirto tapahtuu suojattuja yhteyksiä käyttäen.

Kerättyjen henkilötietojen käyttö ja käsittely

Henkilötietojasi käsittelevät rekrytointipalvelujen henkilöstö, rekrytoivat esimiehet ja viranhaltijat sekä heitä avustavat asiantuntijat. Hakijoilta kerättyihin tietoihin lisätään tietoja muun muassa kelpoisuudesta haettavana olevaan tehtävään, rekrytointiprosessin vaiheista sekä valituksi tulleesta henkilöstä ja valintapäätöksestä.

Henkilötietojasi voidaan luovuttaa muille tahoille. Tällainen tilanne voi olla esimerkiksi luovutettaessa tietoja muille kyseiseen rekrytointiin liittyville asianosaisille. Työpaikkahakemukset ovat lähtökohtaisesti julkisia viranomaisen asiakirjoja ja tietoja voidaan joutua luovuttamaan myös viranomaistoiminnan julkisuudesta annetun lain perusteella. Tietojasi ei luovuteta esimerkiksi markkinointitarkoituksiin.

Henkilötietojen suojaaminen

Vantaan kaupungin ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu teknisesti. Hakemustietojen käsittelystä jää merkintä järjestelmään. Näin voidaan puuttua asiaan, jos tiedoissasi on käyty asiattomasti. Hakija pääsee muokkaamaan oman hakemuksensa tietoja sähköisessä rekrytointijärjestelmässä. Vantaan kaupungin käyttäjät pääsevät sähköiseen palveluun roolinsa mukaisilla oikeuksilla ainoastaan kaupungin sisäisestä verkosta, jonne käyttäjätunnukset saa ainoastaan allekirjoittamalla tietosuojasitoumuksen. Muilta osin tietoja säilytetään lukituissa tiloissa.

Oikeus saada omat tietosi sekä oikaista tai poistaa virheelliset tai tarpeettomat tiedot

Voit tarkistaa omat tietosi ja saada niistä kopiot maksuttomasti kerran vuodessa. Jos havaitset virheitä tai puutteita tiedoissasi, sinulla on oikeus saada virheelliset tiedot oikaistuiksi. Jos havaitset, että sinusta on tallennettu virheellistä tai tarpeetonta tietoa, sinulla on oikeus saada tällaiset tiedot poistetuksi. Tietojen tarkastus-, korjaus- tai poistamispyynnön voi osoittaa henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla Vantaa-infossa. Henkilöllisyys tarkistetaan tarkastuspyynnön esittämisen yhteydessä. Oikeus tietojen tarkistamiseen tarkistetaan ennen tietojen luovuttamista. Tarkastuspyyntö tehdään erillisellä lomakkeella, joka on saatavilla Vantaa-infossa.

Oikeus vastustaa tai rajoittaa tietojen käyttöä

Jos tietosi eivät pidä paikkaansa, voit vaatia Vantaan kaupunkia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

Oikeus vaatia poistamaan tietoni

Jos henkilötietosi on kerätty nimenomaisen suostumuksesi perusteella, sinulla voi olla oikeus vaatia poistamaan ne. Voit myös aina pyytää poistamaan tarpeettomat ja virheelliset tiedot.

Tietojen säilytysajat

Henkilötietojasi säilytetään niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin tarkoituksiin, joihin ne on kerätty. Rekrytointijärjestelmästä ne poistetaan, kun valintapäätös on saanut lainvoiman ja muun lainsäädännön mukaiset kanneajat (mm. laki naisten ja miesten välisestä tasa‐arvosta ja yhdenvertaisuuslaki) ovat kuluneet umpeen. Käytännössä työhakijoita koskevat tiedot eli työpaikkahakemukset hävitetään noin kahden ja puolen vuoden kuluttua siitä hetkestä, kun valintapäätös on tehty, jos päätöstä ei ole riitautettu tai työpaikkahakemuksen tietojen säilyttämiselle ei ole muuta vastaavaa erityistä lainmukaista perustetta. Vakinaiseen virka- tai työsuhteeseen valitun henkilön hakemus ja hakijayhteenveto, joka ei sisällä yhteystietojasi, siirretään arkistointijärjestelmään. Valittujen henkilöiden hakemukset liitteineen säilytetään arkistolaitoksen antaman päätöksen (3.9.2001 KA 158/43/01) mukaisesti pysyvästi. Hakijayhteenvetoa säilytetään Suomen kuntaliiton antaman säilytysaikasuosituksen mukaisesti 10 vuotta.

Toimenpiteet väärinkäytöstilanteissa

On mahdollista, että suojauksesta huolimatta tietosi voivat poikkeustapauksissa päätyä vääriin käsiin. Tässä tilanteessa kaupunki ryhtyy välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi. Asiasta myös ilmoitetaan sinulle välittömästi tai viimeistään 72 tunnin kuluessa asian havaitsemisesta, jos tietojesi vuotaminen voi aiheuttaa haittaa oikeuksillesi. Jos tietovuoto koskee suurta ihmisjoukkoa, eikä asia vaadi sinulta välittömiä toimenpiteitä, voidaan asiasta ilmoittaa myös yleisellä tiedotteella.

Mahdollisuus saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi

Jos epäilet, että tietojesi käsittelyssä on rikottu sitä koskevaa lainsäädäntöä, voit saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Lisätietoja ja ohjeita asiasta antaa tietosuojavaltuutettu. Tietosuojavaltuutetun puhelinneuvonnan ajantasaiset tiedot löydät sivulta: http://www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot/nainkysytneuvoa.html.

Lisätietoa ja yhteystiedot

Lisätietoa tietojesi käsittelystä ja säilyttämisestä voit pyytää Vantaan Henkilöstökeskuksen tietosuojayhteyshenkilöltä Aija Heiskaselta (aija.heiskanen@vantaa.fi) 050 436 0213), Vantaan kaupungin tietosuojavastaava Mikael Valtomaalta (mikael.valtomaa@vantaa.fi, 040 071 3358), tai rekrytointipalveluista (rekrytointi@vantaa.fi) . Huomaathan, että sähköpostin tietoturvallisuutta ei pystytä takaamaan, joten ethän lähetä henkilötietojasi sähköpostitse. Voit myös pyytää tarkemman selosteen tietojesi käsittelystä Vantaa-infosta.